What is Business Process ?

"A business process or business method is a collection of related, structured activities or task that produce a specific service or product (serve a particular goal) for a particular customer or customers. It often can be visualized with a flowcart as a sequence of activities with interleaving decision points or with a Process Matrix as a sequence of activities with relevance rules based on the data in the process."
Rummler & Brache (1995) said that a business process is a series of steps designed to produce a product or service. Most processes (...) are cross-functional, spanning the ‘white space’ between the boxes on the organization chart. Some processes result in a product or service that is received by an organization's external customer. We call these primary processes. Other processes produce products that are invisible to the external customer but essential to the effective management of the business. We call these support processes.

Proses merupakan kumpulan kegiatan atau aktivitas kerja. Sehingga, proses bisnis dapat diartikan sebagai kumpulan proses di dalam sebuah perusahaan (jumlahnya mungkin puluhan, ratusan bahkan ribuan) yang terstruktur dan teratur sedemikian rupa sehingga menghasilkan sebuah nilai tambah bagi proses-proses berikutnya, yang pada khirnya menghasilkan sebuah produk atau jasa yang memberikan manfaat dan berdaya guna bagi penggunanya.

Proses bisnis merubah masukan (input) baik itu data, informasi, dokumen ataupun bahan baku menjadi keluaran (output) dalam bentuk informasi lebih lengkap, produk setengah jadi atau produk jadi, atau jasa yang telah bernilai tambah untuk dapat dimanfaatkan lebih lanjut dalam proses berikutnya.

Banyak definisi yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah :

1.       Definitive. Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

2.       Urutan. Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.

3.       Pelanggan. Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4.   Nilai tambah. Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.

5.  Keterkaitan. Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkati dalam suatu struktur organisasi.

6.       Fungsi silang. Sutu proses umumnya walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Karenanya setiap proses bisnis harus dirumuskan, direncanakan dan dirancang secara sistematis dan terstruktur sehingga mudah untuk dilaksanakan, ditelusuri dan diperbaiki, sehinga sebuah proses bisnis bisa terdiri dari banyak sub-sub proses. Dalam merancang atau merencanakan proses bisnis sebuah perusahaan yang perlu diketahui secara mendasar antara lain adalah :

• Perusahaan akan memproduksi barang atau jasa apa
• Kemudian perusahaan memproduksi untuk siapa
• Orang-orang atau fungsi-fungsi pokok apa dan utama yang diperlukan untuk memproduksinya
• Bahan baku atau materialnya dalam bentuk apa dan berasal dari mana.
• Hal dasar lain yang cukup penting untuk diketahui adalah makin sederhana proses bisnis sebuah perusahaan adalah makin baik.

Kemudian, muncul masalah yang sering sekali terjadi pada perusahaan, yaitu perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.

Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara menyeluruh (komprehensif) dan real-time. Kemudian mereka memanfaatkan solusi dengan teknologi informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi kadang solusi yang mereka kembangkan masih setengah-setengah.

Lalu, pada tahun-tahun terakhir mereka mulai mengembangkan Teknologi informasi yang dibangun terpisah-pisah dan tidak disatukan menjadi Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management.

(BPM) adalah jawaban yang benar-benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh yang digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk

mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui proses-proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses

informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.

*Artikel  ini dibuat sebagai pengetahuan dan pemahaman tentang PROSES BISNIS (Business Process) yang berkembang di masyarakat dewasa ini.

Artikel ini diambil dari :

Artikel DR Michael Hammer dalam majalah BUSINESS REVIEW  yang di ulas kembali oleh Mathiyas Thaib.

www.sparxsystems.com.au

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis

www.gaiaconsultant.com/index.php?option=com_content&view=section&layout=blog&id=2&Itemid=5